Apostille

Quando ti trasferisci all’estero, le autorità straniere quasi mai si fidano di un documento così com’è: vogliono la prova che la firma, il timbro o il sigillo siano autentici. L’apostille è il modo standardizzato per darglielo. L’autorità competente del Paese che ha emesso il documento vi appone una certificazione che ne attesta l’origine. Una volta apostillato, il documento viene accettato in qualsiasi altro Paese aderente alla Convenzione dell’Aia senza passaggi aggiuntivi.

In Italia c’è una cosa che conviene sapere subito: l’autorità che appone l’apostille dipende dal tipo di atto. Per i certificati amministrativi (nascita, matrimonio, casellario) ci si rivolge alla Prefettura-UTG della provincia dove il documento è stato rilasciato; per gli atti notarili, giudiziari e dello stato civile redatti da un notaio, invece, competente è la Procura della Repubblica presso il Tribunale. Sbagliare ufficio significa solo perdere un giro, ma è un giro che durante un trasloco non hai voglia di fare.

Ti servirà soprattutto per i documenti che provano chi sei o cosa hai fatto: certificati di nascita e di matrimonio, certificati del casellario giudiziale, titoli di studio universitari, procure notarili. Sono atti che ricorrono di continuo quando ti sposti, dall’iscrizione anagrafica all’apertura dei conti. Di solito l’apostille viaggia insieme alla tua prova dei fondi e al resto della pratica, quando richiedi un permesso di soggiorno.

C’è un dettaglio che in molti si lasciano sfuggire. L’apostille certifica solo che il documento è autentico; non dice nulla sul fatto che il contenuto sia tradotto, né che basti dal punto di vista giuridico per il tuo scopo. Molti Paesi vogliono comunque una traduzione giurata a parte, a volte fatta da un traduttore ufficiale del Paese di destinazione. E se il Paese in cui ti trasferisci non ha mai aderito alla Convenzione dell’Aia, l’apostille non serve a niente: tocca passare per la “legalizzazione” completa tramite ambasciate e consolati, più lenta e più cara.

Tempi e costi cambiano molto da Paese a Paese e da documento a documento, quindi non ridurti all’ultima settimana. Inizia a raccogliere le apostille per tempo e verifica se ogni documento ha una scadenza (il certificato del casellario giudiziale, per esempio, di solito viene accettato solo se rilasciato negli ultimi tre o sei mesi). Quando mappi i documenti che il tuo trasferimento richiede, il trasloco guidato ti aiuta a capire dove si collocano le apostille, accanto a passaggi come l’ottenimento del codice fiscale. Queste sono informazioni generali, non una consulenza legale: verifica i requisiti esatti con l’autorità che rilascia il documento o con un professionista qualificato.

Dove lo incontrerai

• All’ufficio anagrafe, in Procura o dal notaio nel tuo Paese d’origine, quando chiedi il timbro di apostille prima di partire.
• Durante una domanda di soggiorno o di visto all’estero, quando gli uffici esigono copie autenticate del tuo certificato di nascita o del casellario giudiziale.
• All’iscrizione a un’università straniera o nel riconoscimento di un titolo di studio, dove il diploma deve essere apostillato e spesso tradotto.