Apostille

Wenn du ins Ausland ziehst, glauben die dortigen Behörden einer Urkunde selten einfach so. Sie wollen den Nachweis, dass Unterschrift, Stempel oder Siegel darauf echt sind. Die Apostille ist der standardisierte Weg, ihnen genau das zu liefern: Eine zuständige Stelle im Ausstellungsland heftet ein Zertifikat an, das die Herkunft der Urkunde bestätigt. Einmal mit Apostille versehen, wird das Dokument in jedem anderen Mitgliedsstaat des Haager Übereinkommens ohne zusätzliche Schritte akzeptiert.

In Deutschland solltest du eines gleich wissen: Welche Stelle die Apostille erteilt, hängt von der Art der Urkunde und vom Bundesland ab. Für gerichtliche und notarielle Urkunden ist meist der Präsident des zuständigen Landgerichts zuständig, für Urkunden der Standesämter und Verwaltungsbehörden je nach Land das Regierungspräsidium oder die Bezirksregierung, und für Bundesurkunden das Bundesverwaltungsamt in Köln. Beim falschen Amt zu landen kostet dich nur eine Runde, aber das ist eine Runde, die du dir mitten im Umzug gern sparst.

Am häufigsten brauchst du sie für Urkunden, die belegen, wer du bist oder was du getan hast: Geburts- und Heiratsurkunden, das polizeiliche Führungszeugnis, Hochschulzeugnisse, notariell beglaubigte Vollmachten. Solche Papiere tauchen bei einem Umzug ständig auf, von der Anmeldung beim Einwohnermeldeamt bis zur Kontoeröffnung. Oft liegt sie direkt neben deinem Finanzierungsnachweis und den übrigen Unterlagen, wenn du einen Aufenthaltstitel beantragst.

Den Haken übersehen viele: Die Apostille bestätigt nur, dass die Urkunde echt ist. Über den Inhalt sagt sie nichts: weder, dass er übersetzt ist, noch, dass er für deinen Zweck rechtlich ausreicht. Viele Länder verlangen zusätzlich eine beglaubigte Übersetzung, manchmal von einem im Zielland vereidigten Übersetzer. Und wenn das Land, in das du ziehst, dem Haager Übereinkommen nie beigetreten ist, hilft dir eine Apostille gar nichts. Dann brauchst du die vollständige „Legalisation“ über Botschaften und Konsulate, und die ist langsamer und teurer.

Dauer und Kosten unterscheiden sich stark nach Land und Urkundenart, schieb das also nicht auf die letzte Woche. Fang früh an, deine Apostillen zu sammeln, und prüfe bei jeder Urkunde, ob sie eine Gültigkeitsfrist hat (das Führungszeugnis zum Beispiel wird häufig nur anerkannt, wenn es höchstens drei bis sechs Monate alt ist). Wenn du dir aufschreibst, welche Dokumente dein Umzug verlangt, hilft dir der Umzugs-Assistent dabei zu sehen, wo Apostillen ins Spiel kommen, neben Schritten wie dem Beantragen einer Steueridentifikationsnummer. Das sind allgemeine Informationen und keine Rechtsberatung, kläre die genauen Anforderungen also mit der ausstellenden Behörde oder einer fachkundigen Person ab.

Wo dir das begegnet

• Beim Landgericht, beim Regierungspräsidium oder beim Bundesverwaltungsamt, je nach Urkunde, wenn du vor der Abreise den Apostille-Stempel beantragst.
• Während eines Aufenthalts- oder Visumantrags im Ausland, wenn die Behörden beglaubigte Kopien deiner Geburtsurkunde oder deines Führungszeugnisses verlangen.
• Bei der Einschreibung an einer ausländischen Hochschule oder der Anerkennung eines Abschlusses, wo das Zeugnis mit Apostille versehen und oft übersetzt werden muss.